Tercera semana

• 7.9 Creación de sedes web con Wordpress / Cristòfol Rovira

• 7.8 Gestión de proyectos en centros de información / Atilio Bustos:
•     Primer Debate:

El diagnóstico estratégico es el principio a la hora de formular y gestionar un proyecto sea del tipo que sea, en este caso, para profesionales de la información. Y si nos saltamos el principio, el proyecto está sentenciado al carecer de base. En la práctica, asistimos a cantidad de proyectos en los que no hay diagnóstico que son desarrollados a duras penas, arrastrando problemas y generando mucho trabajo que se hubiera ahorrado de haberse planificado previamente y de haber implicado desde un inicio a las partes interesadas.

El tiempo que se invierte antes de empezar nada es una inversión, no una pérdida. Sin saber mucho, sólo aplicando el sentido común y la lógica ya se pueden formular preguntas básicas: quiénes somos (a qué institución u organización servimos), qué queremos, con qué y con quién contamos y a quién servimos. Quizás falten preguntas, pero ya sentar las bases con estas respuestas nos dará una visión global de si merece o no la pena iniciar ese proyecto. Si hay carencias en esta fase, o se corrigen antes de empezar nada o no se empieza. Tenemos una responsabilidad a la hora de finalizar con éxito nuestros proyectos. Responsabilidad que nuestros políticos olvidan porque sólo les interesa la venta de proyectos, y obvian la preparación previa. Al menos así sucede en la Administración Pública.

Como siempre hay que implicar a todas las partes representativas de la organización, empezando por la Dirección. Hay que elegir un portavoz o coordinador de proyecto y trabajar en equipo periódicamente. Para ello conviene trabajo con un calendario o cronograma definido para intentar aprovechar al máximo los tiempos invertidos. Y documentar cada una de las sesiones de trabajo.

Recuerdo, por ejemplo, dentro del macroproyecto de elaboración de la Red de Lectura Pública de Euskadi, a la hora de fusionar los catálogos de las bibliotecas que hoy la integran se dejó en manos casi exclusivas de los informáticos que aplicaron criterios escuetos en la detección de duplicados. ¿Qué pasó? Que hoy es el día, 6 años después que sigo depurando duplicados porque el filtro que se hizo fue escaso. ¿A qué se debe? A que se trabaja sobre la marcha, a que el provecho de las reuniones es poco, a que las relaciones transversales entre departamentos, direcciones o servicios son costosas y todo parecen pegas. Así que al final se tira por la calle del medio, y la calle del medio margina muchos pasos obligados.

José, también nosotros nos hayamos inmersos en un Plan Estratégico, precisamente este próximo lunes tenemos una reunión en la que nos lo van a presentar, ya os contaré. Hace años, con el Gobierno anterior, hicimos un Plan Vasco de la Comunicación, en el que precisamente analizamos nuestras debilidades, fortalezas, etc. Fue como confesarse, y lo que dices, a algunos yo creo que nos sirvió para corregir algunas deficiencias. Pero a otros se la resbaló. Por eso, creo que es cuestión de querer muchas veces, de implicarse responsablemente en las tareas o proyectos, es pasión o vocación llamarlo como os parezca.

A menudo en el Servicio de Bibliotecas del Departamento de Cultura donde trabajo participo en proyectos, pero yo los prefiero pequeños porque son más fácilmente alcanzables, prefiero establecer fases, porque el logro de cada una y su superación anima a seguir adelante y das por cerrado y conseguido algo. Y, muchos pocos hacen un mucho. Hay que ser conscientes de que hoy en día los recursos tanto económicos como humanos son escasos y son los que son, vamos que no van a ser más en la mayoría de los casos. Otro caso es la conformación de grupos de trabajo en la Red: hemos hecho menos de los que nos necesarios pero parte de ellos funciona, por ejemplo, el de Publicaciones Seriadas: en este grupo delimitamos el número de miembros, hay reuniones anuales, hay comunicación vía email, se decide consesuadamente, hay objetivos, formación, se mejoran y actualizan los manuales de procedimiento, etc.

    Segundo debate:

Me ha parecido interesante el aporte de Ester sobre el SMART.

Y estoy de acuerdo es fundamental definir un objetivo general y unos objetivos específicos, en mi opinión, que se fijaran en el desarrollo de una serie de actividades que llevaran al logro de los mismos. Fundamental, también, como hemos mencionado a lo largo del curso pensar en quién es el destinatario del objetivo y quiénes deben estar implicados en él, con qué recursos (técnicos, económicos y humanos) contamos y hemos de contar, cómo lo vamos a realizar y en qué plazo lo vamos a realizar plasmándolo en un cronograma generoso, realista.

Hemos de pensar que el objetivo es alcanzable, sino no abordarlo. Y que el objetivo es necesario.

Hoy he oído hablar a un gran profesional de la información (D. David Maniega) de la teoría POST que es trasladable aquí y detalla quién y qué hay que tener en cuenta en la gestión de proyectos: las personas implicadas y destanatarias, los objetivos, las estrategias a seguir y la tecnología a utilizar.

Entre los elementos formales de un objetivo percibo que: ha de ser vendible y comprable, con un nombre atractivo, una descripción justa, incluyendo el destinatario y sus beneficios.

Un ejemplo:

Objetivo: propiciar el trueque de conocimiento en un espacio cultural común como la biblioteca.

Objetivos específicos:

• crear un banco de ideas
• fomentar un semillero de proyectos innovadores
• formar a coste 0
• traspasar el concepto de recurso abierto en la web a la realidad física.

• 7.6 La gestión documental en un sistema de gestión empresarial / Isabel Medrano